Administrative Coordinator

Role Purpose

• Asegurar los procesos administrativos del sitio incluyendo el área de compras y almacén de insumos.
• Ayudar en la elaboración del presupuesto del sitio para años futuros y su correcta ejecución en el año actual.
• Generar análisis y reportes de administración en tiempo y forma con la información solicitada de categorías y centros de costo, alineado con los requerimientos regionales.
• Gestión de los proyectos de capital del sitio, asegurando que todos los activos sean capitalizados en el presupuesto del sitio.  
• Gestionar los recursos humanos del sitio (personal temporal de Syngenta), reclutamiento, nómina, altas y bajas.
• Gestionar y asegurar la renta y pago de tierras, facilidades, maquinaria, flotilla y demás contratos con proveedores permanentes.
• Soportar al Gerente de Sitio para mantener la licencia de operación (LTO), promoviendo una cultura de "Compliance" con la legislación local y las políticas Syngenta.

Accountabilities

Compras y Almacén

• Asegurar que la gestión de compras de los insumos que cada área del sitio solicita (materiales directos e indirectos) se realice en tiempo para cubrir las necesidades de producción cumpliendo con la política de compras LAN.  
• Asegurar el correcto inventario de los suministros en almacén por medio de un sistema de inventario y trazabilidad.
• Asegurar que las importaciones de materiales / materias primas planificadas en el sitio se realicen de manera eficiente y efectiva y cumplan con los requerimientos de la gestión de compras y procesos aduaneros para evitar retrasos.

Recursos Humanos

• Soportar en la elaboración de la curva de contratación de personal para la temporada pico de producción y cumplir con el plan de contrataciones establecido.
• Asegurar que los procesos de reclutamiento y selección de personal operativo se realicen de acuerdo a los procedimientos, políticas de Recursos Humanos y legislación local.
• Asegurar la entrega de incidencias de nómina y planilla, de manera que no existan errores en la información que se reporta.
• Asegurar que las bajas de personal que se realizan en las diferentes áreas cumplan con los procedimientos y legislación local.
• Verificar que el proceso de inducción sea realizado de manera efectiva, garantizando que los colaboradores cuenten con el conocimiento adecuado para el desempeño de sus actividades.
• Soportar los manejos de cambios organizacionales del sitio velando que los colaboradores contratados o promovidos cuenten con el proceso de inducción cumplido a cabalidad.
• Asegurar que los registros que se manejan en el área tengan información veraz (registro de horas, cantidad de FTE's en el sitio, inventarios, existencias mínimas, curva de personal, role profile, inventarios, marcaje de ingreso/salida del personal, etc.)

Presupuesto y proyectos de capital

• Asegurar el cumplimiento del programa de proyectos de inversión del sitio mediante: consolidar la información que se genera para el proyecto, monitoreo de ejecución y avance de acuerdo a planificación, registro de gastos ejecutados, manejo de herramienta de Capex, gestión de compras apegado a la política, depreciaciones, capitalizaciones e involucrar a los stakeholder necesarios para el cumplimiento y seguimiento de los proyectos.
• Apoyo en la elaboración del presupuesto del site y monitoreo de su ejecución, asegurando el manejo efectivo de todos los centros de costo, comunicando desviaciones al Site Manager.
• Asegurar el manejo del fondo fijo, PCard y Tarjeta corporativa apegándose a las políticas establecidas en la compañía (Liquidaciones en Concur).
•  Soportar el cumplimiento de aspectos fiscales del sitio, manteniendo comunicación constante con el equipo de Finanzas.
• Gestionar y asegurar la renta y pago de tierras, facilidades, maquinaria, flotilla y demás contratos con proveedores permanentes.

Administrativo en General

• Garantizar el cumplimiento de toda normativa aplicable al sitio, incluyendo las certificaciones vigentes relacionada a buenas prácticas de producción, prácticas sociales, aspectos fitosanitarios, etc.
• Asegurar la cultura de servicio y velocidad de respuesta ante las diferentes solicitudes que realizan por la diferentes con los colaboradores del área.
• Asegurar la logística adecuada eventos, visitas y reuniones que se realizan en el sitio, coordinando transportes, vuelos, hoteles, alimentación entre otros servicios.
• Asegurar que los controles de administración se encuentren en cumplimientos con las políticas y procedimientos del sitio.
• Asegurar la vigencia de las licencias de operación que tiene el sitio, soportando los procesos administrativos para la renovación.
• Soportar auditorías que se realicen en el sitio, manteniendo la documentación del área en orden.
• Mantener una comunicación constante con los principales stakeholders por ejemplo: HSE, Finanzas, HR, BP's de Procurement, Legal; etc… para mantener los procesos del sitio alineados y en cumplimiento con cada requerimiento (Compliance).
• Presentar reportes mensuales a Gerente de Sitio con información del desempeño del área de administración.
• Detectar las necesidades de capacitación de los colaboradores del área de Administración para desarrollar las competencias necesarias para el desempeño eficiente en cada una de las posiciones.
• Fomentar la cultura de Compliance en el sitio mediante: comunicación y actualización a los colaboradores del sitio y procesos alineados a políticas.

Knowledge, experience & capabilities

• Licenciatura en Administración de Empresas, Ingenierías o similar, MBA deseable.
• 5 años de experiencia en el área administrativa, proyectos, compras, recursos humanos, servicios corporativos, etc.
• Ingles intermedio-avanzado
• Conocimiento y manejo avanzado de SAP y Microsoft Office
• Conocimiento intermedio de software para manejo y análisis de datos, ejemplo: Smartsheet, Power BI, R, SAS, Power BI, Tableau
• Manejo administrativo de presupuesto, contratos, servicios, inventarios, etc.
• Manejo de personal.
• Servicio y atención al cliente y personal.
• Enfoque a resultados y proactividad.
• Resolución de problemas
• Planeación y coordinación de actividades y proyectos.
• Trabajo en equipo.

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• Políticas de empleo de última generación (por ejemplo, trabajo flexible, enfoque en objetivos).
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Importante

Syngenta y sus empresas afiliadas nunca solicitarán remuneración alguna por participar en los procesos que publicamos en nuestro portal de empleo, ni en redes sociales o bolsas de trabajo con las que Syngenta tenga convenio.

Más allá de creer en el poder de la diversidad, el Grupo Syngenta promueve una cultura inclusiva que acoge las diferencias en todas sus formas. Aquí creo que el sentimiento de pertenencia permite a las personas ser la mejor versión de sí mismas, construyendo un ambiente cada vez más acogedor y productivo.

Todas las personas calificadas serán consideradas para nuestros puestos, sin distinción de raza, sexo, edad, origen nacional o discapacidad.

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